CONCEPTO
Se le denomina Caja Menor a la suma de dinero a cargo de determinada persona responsable, que constituye un fondo fijo disponible para pagos de menor cuantía en la empresa. Por ejemplo para pagos de:
- Fotocopias.
- Transporte del Mensajero.
- Elementos de Aseo y Cafetería.
- Refrigerios.
- Correo.
- Compra de Papelería
- Entre otros.
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes.
Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.
REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
- Cada caja menor debe tener un responsable
- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.
- Debe tener una base mínima para reembolso.
- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago
- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.
- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una poliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados
- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.
- Fotocopias.
- Transporte del Mensajero.
- Elementos de Aseo y Cafetería.
- Refrigerios.
- Correo.
- Compra de Papelería
- Entre otros.
APERTURA DEL FONDO FIJO DE CAJA MENOR
La empresa realiza un presupuesto de gastos por departamento y establece la cuantía necesaria que puede estipular para gastos de poca cuantía, en periodos inferiores a un mes.
Mediante acta se establece la cuantía definitiva, se nombra un responsable y se dan una serie de instrucciones para el manejo de la Caja Menor.
REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR
- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.
- Cada caja menor debe tener un responsable
- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.
- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.
- Debe tener una base mínima para reembolso.
- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago
- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.
- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una poliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.
- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados
- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.
